10 Легких Подсказок Обслуживания против Наваливания Хаоса

Являетесь ли Вы в своем собственном бизнесе или служащем (или ни один) - если у Вас есть семья и дом, Вы находитесь в бизнесе наличия жизни. Я держу пари, что ни один из Вас не вошел в бизнес, чтобы стать горячим при перетасовке бумаг и стопок электронной почты.

Восемьдесят процентов беспорядка на работе и дома являются результатом дезорганизации, не недостатком места! Так, если это собирается продолжать входить и накапливаться, у Вас должна быть выходная стратегия. Регулярное обслуживание - лучший способ держать Ваш офис настроенным, то же самое как Ваше транспортное средство.

Ключевая привычка 'успеха' решает немедленно, где каждый листок бумаги или движения электронной почты и что является следующим действием, требуемым от Вас. Откладывание чего-нибудь в 'решает, что более поздняя груда' только делает его хуже. Каждая часть беспорядка на работе и дома является еще не сделанным решением.

Используйте мои Ежедневные, Ежемесячные и Ежегодные подсказки Обслуживания, чтобы делать успехи всего этого информация - является ли это бумажным или компьютер. Я гарантирую, что Вы можете управлять своей информацией более легко и успешно на работе и дома когда Вы делаете.

ЕЖЕДНЕВНО

В отличие от небольшого количества вин, никакая информация не улучшается с возрастом. Назначайте определенное время каждый день к виду, броску и перефайлу и бумага и электронная почта. Я делаю месторождение после обеда, в то время как я прохожу через свою почтовую еду 'резкий спад'. Ежедневное обслуживание, как то, чтобы чистить зубы, препятствует Вам собирать наращивание в своих системах.

Вид все Ваши поступающие материалы ежедневно; стойте по перерабатывать мусорным ведрам и избавьтесь от всего барахла сначала. Вид в категории Действия, которые имеют смысл Вам: чтобы заплатить, файлу, рассмотреть, и т.д. ежедневный вид крайне важен только, чтобы держать Вашу регистрацию отдельной от Деловых вопросов, и держать перемещение браков.

Дома, Ваш, 'Чтобы Подать' первый вид может быть разделен на персонал, и регистрация бизнеса (попробуйте комбинацию sorter:vertical за действие / горизонтальный для того, чтобы подать). На работе, отдельном клиенте или материалах продукта от компании административные файлы в Вашем первом виде. Больше категории регистрации помогает под Ежемесячными подсказками.

Настроенные файлы журнала для Справочных пунктов (каталоги, журналы). Дома, сделайте отдельные места вида, чтобы поместить квитанции, которые обращаются к гарантиям, отчетам личной собственности, или что Вы должны урегулировать с ежемесячной кредитной картой и балансами банка.

Используйте купе, или конверт в Вашем портфеле или кошельке, где Вы можете легко наполнить любые квитанции (особенно, если Вы путешествуете). Тогда, используйте это. В офисе, имейте коробку снижения или файл действия в течение дня "день к" expensed квитанции от Вашего портфеля или карманов.

ЕЖЕМЕСЯЧНО

Календарь определенные времена, чтобы сделать Обслуживание и придерживаться их. Дома, попытайтесь делать свою бумагу, регистрирующую только, когда Вы оплачиваете счета. Пока Вы намечаете свое обслуживание каждые две недели, Вы никогда не будете пропускать оплату, и Вы будете на Вашей регистрации, также. Промежуточный время оплаты счетов, просто сделайте свой ежедневный вид: бросая, и помещение счетов, квитанций, проектируют материалы в Вашей области Действия, которая будет подана или заплачена, когда время настает.

На работе, попытайтесь наметить пятницы недня платежа или перед/после того, как двумя различными ежемесячными встречами, чтобы держать это регулярным. Вот два предложения на основном 'К Файлу' системы, которые Вы можете использовать со своими 'грудами файла', когда Вы делаете Ваш каждый день вид. Независимо от того, как Вы намечаете это, Вы можете сократить свое время регистрации в половине, предварительно сортируя Ваши груды файла в отдельные подносы файла в следующих категориях.

Предварительно сортированные Категории Файла:

Вы можете разделить текущую регистрацию бизнеса на три области:

Люди; клиенты, штат, команды
Вещи; проекты, программы, продукты
Правительство; бизнес ведения торговли (financials, физический офис).

Вы можете разделить текущую личную регистрацию на три области:

Персонал/Семья
Домашнее хозяйство
Финансы/Страховка

Если Вы не имеете 'бизнеса наличия life'filing системы, проверяете рентабельный дом и Комплекты Файла Малого бизнеса, которые я использую в своем собственном бизнесе, который облегчает для меня гарантировать Ваше удовлетворение. (organize.tk)

ЕЖЕГОДНО

Универсальное Правило Архивирования: Если они не файлы этого года, и Вы регулярно не используете их - вытаскивают их из Вашего офиса!

Я рекомендую, чтобы каждый частный отдельный и малый бизнес сделал Блиц Office в апреле после того, как Вы подали налоги. Потяните все старые финансовые, страховые и связанные с налогом файлы, и поместите их в коробку архива. Вставьте диск для запасной копии своей бухгалтерской программы и данных в течение того налогового года. Поднимите список задержания от своего CPA или Налогового управления.

Я храню свои архивы на полках в гараже. Только не забудьте маркировать бумажный архив или водонепроницаемые пластмассовые коробки файла на фронте, таким образом Вы можете держать соответствующий список архива в своем ящике файла с индексом содержания коробки. Тогда, если Вы нуждаетесь кое в чем, что Вы можете восстановить это легко.

Для больших компаний я рекомендую Блиц Office по крайней мере два раза в год. Запланируйте день пятницы, где все участвуют в вычищении их офисов и кабин. (Закажите дополнительные мусорные контейнеры.), Если июль пробегов года финансов до июня делает Ваш блиц архивирования в июле конца в течение предшествующего года.

Заархивируйте административные файлы, и законченный проект или файлы программы. Бросок делает запись, для которого Вам уже возместили, или который Вы больше не поддерживаете как часть Вашей работы. Заархивируйте остальных к хранению вне участка после создания индекса.

Разделите существенные отчеты на поток или заархивируйте хранение:

Файл в текущей системе регистрации года (по категориям)
Файл в архивную систему регистрации (к прошлому году)
ИЛИ Просмотр в электронное хранение документа (оба)

Теперь, то, что Вы знаете, как управлять Вашей информацией более успешно на работе, и дома Душевное спокойствие - только Блиц Office плюс Ежедневное, Еженедельное и Ежемесячное Обслуживание далеко!

Для более свободных экономящих время подсказок, см. organize.tk

10 Легких Подсказок Обслуживания против Наваливания Хаоса
Ив Абботт, Извлеченная из ее новой книги,
Как Сделать Работу Космической эры с ТМ Мозга Каменного века

Авторское право, Ив Абботт Все права защищены.

Канун самая новая книга Абботта доступен онлайн в organize.tk. Не забудьте подписывать для большего количества экономящих время подсказок Организатора Экстрэординэра. Наслаждайтесь свободными мозговыми контрольными опросами, чтобы помочь Вам работать над Вашим персоналом лучше всего!