Файлы против Груд

Я недавно прочитал статью, у которой были некоторые интересные, но не удивительная статистика. Harte-мотки издали обзор в декабре 2001, который сообщил, что 96 % деловых людей, у которых взяли интервью, были расстроены информационным управлением их компаний. Это неудивительно. Белая Книга IDC, изданная в августе 2001, сказала нам, что служащие могут потратить до двух и полчаса день, ища информацию.

Это о поиске

Правда вопроса - то, что информация в больших организациях хранится в огромных электронных базах данных и архивных файлах. Однако, многое из этого также найдено в рабочем пространстве отдельного служащего? на их рабочем столе, в их картотеках и в их головах. Бондари и Lybrand оценивают, что американские Руководители проводят один час день, только ища неуместные файлы. Но поскольку я говорю моим клиентам, это - все об обнаружении файлов, не только храня их. Может информация Вы искать быть восстановленной быстро? Если нужно, можно найти, когда служащий отсутствует в работе? Что, если служащий уезжает, компания... делает способность найти информационным отпуском также?

Системы к спасению

Занимать время, чтобы создать осуществимую систему регистрации работает к выгоде организации. Они становятся стратегически подготовленными к будущему и могут поддержать конкурентное превосходство. Однако, развитие, управление и обслуживание системы регистрации на отдельном настольном уровне, кажется, препятствие для больше всего. Правда - то, что это не должно быть трудно? это только берет центр и время. Хорошо продуманная система регистрации просто обеспечивает легкую в использовании структуру или путь. Еще лучше, те же самые основные элементы для того, чтобы развить бумажные файлы могут использоваться для цифровых файлов также. Награды включают увеличенную личную работу, производительность и уменьшенные уровни напряжения. Если бы служащие не торопились, чтобы начать развивать настроенную, осуществимую систему, то их поисковые проблемы были бы очень уменьшены. И так был бы это организации.

Технология к спасению

Есть по крайней мере два программных продукта на рынке, которые помогают служащим восстановить информацию, хранившую в пределах их собственного рабочего пространства. Программы не особенно сложны или не дороги однако, они занимают время, чтобы настроить. Но давайте окажемся перед этим - рабочее пространство в беспорядке не получало тот путь быстро. Таким образом 'затруднительное положение' наиболее вероятно не будет случаться что быстро также. После вложения необходимого времени, управления и обслуживания системы имеет тенденцию быть легким и безболезненным. И огромная выгода производительности.

Поскольку Нейл Ларсон сказал? 'ценность информации находится в том, как это организовано.' Вы можете найти ценную информацию своей организации быстро?

Copyright 2001 Cynthia Kyriazis. Все права защищены.

Синтия Кириэзис - Профессиональный Организатор, тренер, консультант, спикер, тренер и автор с опытом управления более чем 20 лет в корпорациях мультиединицы. Она - президент, Организуют это, Inc., организационная консалтинговая фирма, служащая Состоянию 500 клиентов с 1995. Синтия работала с более чем 150 компаниями и сотнями профессионалов, чтобы помочь улучшить работу в областях времени, информации, космического и электронного управления файлом.

Синтия появилась в Филадельфийском Опросчике, Звезде Канзас-Сити и Законном Тайном агенте. Она в настоящее время служит Секретарем на Совете директоров для Национальной ассоциации Профессиональных Организаторов (NAPO), члена Национальной Ассоциации Спикеров (Управление национальной безопасности), член Международного Общества Усовершенствования Работы - глава Канзас-Сити (ISPI-KC) и консультант американской Ассоциации Тренировки.