Организация для Сегодня, Завтра и на следующий день

Быть организованным трудно. Если бы это не было, то мы не отложили бы это, пока это не стало еще более твердым. Есть сотни книг там по тому, как быть организованными; у них есть идеи относительно того, как работать в Вашем гараже, в Вашей гостиной комнате, в Вашем уме, в Вашей работе. Они предлагают каждый вид идеи для каждого вида ситуации..., но Вы знаете то, что случается с большинством тех книг? Они заканчивают в середине некоторых, наваливают наши неорганизованные столы и столы.

То, в чем мы нуждаемся, является некоторыми простыми, применимыми идеями и системами, которые мы можем начать применять сегодня. Вот мои предположения, что я придумал после работы со всеми различными видами клиентов и ситуаций.

Прежде всего, получите 'информационного помощника' (IA), который Вы можете нести с Вами в течение Вашего дня. Бумажный ежедневный планировщик, личный цифровой помощник (PDA) как Пилот Пальмы, или даже простой портативный компьютер, где Вы держите все записанным (те более тверды держать организованным, но не думают, что Вы должны потратить связку денег на этом инструменте).

Как только у Вас есть это IA, используйте его. Имейте это быть Вашим календарем, Вашей записной книжкой, Вашим портативным компьютером, Вашей справочной страницей, Вашим списком задачи. Используйте это каждый день, и усовершенствуйте это. Я теперь всегда рекомендую цифровое решение (как Пальма), если у Вас уже есть компьютер, поскольку они намного легче держать обновленным, и вообще легче нести вокруг. Я люблю это, я могу нести месторождение в нагрудном кармане моего спортивного пальто. Я имел обыкновение иметь бумажного планировщика, но я никогда не буду брать это со мной по вечерам. Отчасти трудно 'поражать город' с портативным компьютером под Вашей рукой. Что еще более важно все больше наших жизней связано с Интернетом, и это наводнение информации будет только расти. Кроме того, данные по PDA могут быть поддержаны почти немедленно, так, если Вы теряете их, нет никакой потери информации.

Требуется немного времени, чтобы привыкнуть на эти инструменты, и конечно Вы сталкиваетесь с проблемами, настраивающими их. Это походит на немного компьютер? Однажды есть один на Вашем столе, это все настроено, и Вы знаете, как использовать это, Вы становитесь много сделанными? но это требовало времени, чтобы привыкнуть к этому. Планируйте узнавать, как использовать Ваш PDA, таким образом Вы не возитесь вокруг с ним.

Теперь, когда Ваша информация организована, давайте смотреть на другие важные аспекты того, чтобы быть организованным. Осмотрите свой офис или домой: какой дезорганизованный материал прослушивает Вас? Если есть одна специфическая комната, или угол, или ящик, который действительно беспокоит Вас, занимается этим теперь. Попытайтесь иметь дело с этим местом, пока оно не очищено, но если Вы не можете закончить через один или два часа, не волнуйтесь, только возвратитесь к нему снова, пока у Вас нет той самой большой 'обезьяны' от Вашей спины. Как только Вы чувствуете легкость, от которой, Вы будете более готовы заняться следующим.

Как Вы занимаетесь тем пятном? Применяя два главных правила к каждому листку бумаги или материалу: (1), Если требуется меньше чем две минуты, чтобы иметь дело с (чтобы подать это, действовать на это, или громить это), сделайте это теперь. Если занимает больше времени чем две минуты иметь дело с, "содержать" тот проект (значение файла/коробки это), и поместить это в Ваш календарь, чтобы иметь дело с этим на следующей неделе. (2), Если Вы не использовали это через более чем год, бросьте это.

Примером этого мог бы быть стол ремесел, сложенный высоко с идеями ремесла, старой почтой, возможно несколько обувных коробок фотографий. (Вид звуков знакомых многим из нас, не так ли?) Хорошо, например, берут те фотографии, помещают их в контейнер, в который они только вписываются, и надевают Ваш список/календарь задачи время, когда Вы доберетесь до того проекта. Теперь, Вы не будете вероятно находить эти 7 часов, Вы должны будете поместить те фотографии в заказ все в одном блоке, столь планировать распространять тот проект в течение долгого времени. Продолжайте проходить ту груду, используя эти два 'золотых правила' организации.

Первый шаг для 'завтра', День 2: Руководящее время.

Отличный способ выяснить, 'куда время проходит', состоит в том, чтобы провести день, отслеживая, где Вы проводите свое время. Вы будете удивлены тем, сколько из того дня потрачено на вещи, которые Вы не ожидали. Ваша работа может быть полной прерываний, отвлечений, проблем, моменты расслабления, и т.д. Попытка отследить то, что Вы делаете в течение одного целого дня, в 15-минутных приращениях. Вы действительно намереваетесь провести 3 часа в день, отвечая на электронную почту и/или занимаясь серфингом сеть?

Настроенные системы, которые позволяют Вам сосредотачиваться на своих приоритетах, когда Вы хотите к. Сделайте вещи, такие как:

• Заставьте программу своей электронной почты только проверять в течение 3 раз электронной почты в день, не каждую минуту. Тем путем Вы не будете соблазнены/обеспокоены когда 'звон' той последней электронной почты в Ваш входной почтовый ящик.

• Не подходить к телефону. Позвольте машине получать это, и перезванивать внезапно, в Вашем списке, когда Вы готовы. Запланируйте час утром, и час днем.

• Будьте умны о сообщениях и электронные письма, которые Вы посылаете. Не просто перезвоните и скажите, "да, давайте говорить об этом".. Скажите, "Да, давайте говорить. Я хотел бы развить пункт прежде, чем мы будем говорить, и если Вы могли бы обращаться с пунктом B и только CC меня на электронной почте, that'd быть большими. Перезвоните мне или в 4pm во вторник или в 11am Wed." Другими словами, движение беседа вперед, и дает варианты других выбрать из той работы для Вас.

Шаг Два в течение Дня Два: Урегулирование приоритетов и планирование обзора

Мы все услышали об устанавливании целей и разламывании их на управляемые, достижимые куски... Теперь пришло время располагать по приоритетам те куски и получать их на календаре. Тогда добавьте еженедельный обзор на тот календарь, таким образом Вы можете оглянуться назад на то, что Вы сделали на прошлой неделе, и что Вы сделаете на следующей неделе, чтобы встретить те цели.

Дезорганизованные люди большой проблемы имеют, то, что они работают действительно трудно, чтобы быть организованными, затем через несколько дней или недель, это - вся спина к нормальному, и те большие цели, и списки похоронены. Решение могло бы состоять в том, чтобы разделить Ваши еженедельные приоритеты с другом или коллегой, который будет считать Вас ответственными? И Вы делаете то же самое для них. (Вы могли сделать ставку, что, если один из Вас не проходит через Ваш список, Вы должны купить обед на той неделе.)

Урегулирование приоритетов и придерживание их действительно трудны для всех нас. Это - то, почему организационные инструменты, которые распространяют Ваши 'основные' ценности в Ваше каждодневное сознание, являются такими хорошими организационными инструментами. 'Семь Привычек Стивена Кови к Очень Эффективным Людям', процесс целей и ценностей Франклина Плэннера, и это - почему я предлагаю смотреть на Ваши долгосрочные цели по крайней мере один раз в неделю во время Вашего еженедельного обзора. Вы нуждаетесь в том напоминании на регулярной основе.

И на следующий день: Будущие шаги.

Поскольку Ваши системы начинают падать в место, и Вы начинаете чувствовать льготы того, чтобы быть организованным, основываться на том импульсе и начинать смотреть на то, что Ваши полные цели жизни, и что влияет на Вас. Когда Вы начинаете работать более умные и более эффективно, Вы должны спросить себя, что Вы собираетесь сделать с дополнительным временем? Вы собираетесь работать больше, чтобы достигнуть больше? Или Вы хотите не торопиться, чтобы сделать что - то еще? Вы конечно не стали более организованными именно так, Вы можете сделать, у большего количества заседания перед телевидением есть Вы?

Где мы ищем модели того, как мы хотим жить, как только мы вытаскиваем беспорядок из нашего пути? Следующие три культурных влияния могут быть превосходными гидами для того, чтобы помочь нам сосредоточить наши цели.

Дзэн и военные искусства

Поскольку Вы получаете мастерство за свое время и свой 'материал', надеетесь становиться владельцем того, что Вы делаете. Культурные предписания большинства азиатских военных искусств, от Tai Chi к марихуане Kung близко следуют за предписаниями философии Дзэн. Поскольку я пытаюсь понять то, о чем они, я прочитал это как 'практика, что Вы делаете, пока Вы не можете сделать это легко, автоматически. Сделайте это почтительным, любящим способом. Как только Вы справились с тем действием, движением к следующему уровню, и сосредотачиваетесь снова, на существующем действии.' Как только Вы видите связь между своим центром, ясностью и потребностью в беспорядке свободная, готовая окружающая среда, Вы не будете хотеть пятиться к старым путям отвлечения и напряжения снова.

Американец 'Может Сделать' цифровой век

всегда есть лучший способ сделать вещи, и американская культура всегда пытается изобрести его. Есть очень американским способом, который может отвлечь Вас от Вашей новооткрытой организации, как защита прав потребителей и жадность? Но Вы можете также использовать это влияние, чтобы всегда смотреть, как принести больше эффективности ко всем Вашим проектам. Есть безбумажный способ сделать то, что Вы имеете в виду? Вы должны нести все то компьютерное оборудование? Мы можем сделать 'действительную встречу' вместо этого? Адаптация и поглощение - норма в американском обществе? Используйте эту возможность сделать более скорее.

Ла Долс Вита

У Средиземноморской культуры долго была ручка на 'сладкой жизни'. От Марокко до Иордании они всегда ценили время с семьей, время для искусства, музыки, пищи, для жизни. Итальянцы ошеломлены, когда они узнают, что американцы только получают две недели каникул... Турки изо всех сил пытаются понять, как американские друзья мужского пола не проводят время, вместе обсуждая политику, искусство, и отношения? Двухчасовой обед с Вашей семьей в рабочий день не снисходительность, это ожидается. Позвольте Средиземноморской культуре влиять на Ваше новое найденное время. Сосредоточьтесь на жизни, и проживании, не просто работая больше.

Цель смотрения на эти различные важные влияния, поскольку Вы надеетесь организовывать свою жизнь, состоит в том, чтобы создать *lifestyle *, способ жить, который позволяет Вам сосредотачиваться на том, что важно, чтобы сделать больше, расти больше, и жить лучше. Начните сегодня.

Об Авторе

Тис Сниффен, Основатель Горы Идеи, помог сотням сделки людей и малых бизнесов с тем, что замедляет их. Работая национально, он консультируется и лично и 'фактически' с клиентами, чтобы помочь им быть более организованным, работа лучше, и вытащить больше из жизни. Пожалуйста посетите ideamountain.tk за дополнительной информацией, или звоните 415-606-7746

tys@ideamountain.tk