Рытье из Бумажного Беспорядка - часть 2

Мы ранее отметили, что бумаги должны быть сортированы прежде, чем они смогут быть должным образом поданы. Продолжаясь из нашей последней статьи, Ваш вид оставил Вас с двумя грудами - 'к файлу' и, 'чтобы бросить далеко/перерабатывать.' Вы бросили мусор/рециркуляцию, так теперь у Вас есть стек бумаг к файлу. Давайте закончим вид, и создадим основную систему регистрации. Имейте в виду три вещи:

У системы регистрации есть одна главная цель: позволить Вам находить & восстанавливать свою информацию быстро и точно. Ваши файлы много походят на библиотеку. Когда Вы входите в библиотеку, Вы хотите быть в состоянии пойти право на полку и найти книгу, которую Вы хотите. Вообразите, не имела ли библиотека никакой системы регистрации, и помещала книги по полкам беспорядочно. Как долго Вы думаете, что это взяло бы Вас, чтобы быть разбитым и бросило бы поиск? Мое предположение - то, что Вы вероятно никогда не возвращались бы библиотеке.

Ваши файлы - библиотека Вашей жизни. Вы не можете часто нуждаться в своих документах, но когда Вы действительно нуждаетесь в них, Вы хотите быть в состоянии найти это быстро. Это о предсказуемости. Неожиданности являются большими на днях рождения. С документами Вы хотите предсказуемость и скорость. И обнаружение бумаг быстро означает иметь их в правильном месте.

Чтобы создать Вашу систему регистрации, следуйте за этими шагами:

1. Широкий Вид - Сортирует Ваши бумаги в широкие категории, такие как 'Страховка', 'Утилиты', 'Инвестиции', 'Хобби' и 'Путешествие' (Ваши категории будут зависеть от типа бумаг, которые Вы должны подать.) Получите связку сумок супермаркета, и маркируйте каждое использование Ваших категорий. Схватите горстку бумаг от стека, и понизьте каждую бумагу в соответствующей сумке. Снова, не ищите даты, количество или другие детали - Вы разделяете вещи на большие категории, такие как кредитные карты, банковское дело, налоги, и т.д. Поскольку Вы проходите бумаги, удаляете любой пункт, который вовлекает действие, и откладывает его, в отдельной сумке маркированное 'Действие'. Бумаги действия легки выбрать. Они требуют, чтобы Вы, чтобы сделать кое-что определенной датой, и включать счета, штрафы за нарушение правил стоянки, ОТВЕТИЛИ НА ПРИГЛАШЕНИЕ, и формы, заявления, и т.д. у которых есть крайний срок. Когда Вы будете сделаны, сортируя, Вы будете иметь сумку банковского материала, сумку авто материала, сумку материала кредитной карты, и т.д. Иметь в виду, что категории изменятся от человека человеку.

2. Определенный Вид - Затем, сортирует содержание каждой сумки в более определенные категории. Например, 'Утилиты' могли бы быть сортированы в 'Воду', 'Газ', 'Электрический' и 'Кабельный'. Банковское дело' могло быть отделено счетом #, или 'Сбережениями,' 'Проверка 'и' Ссуда на покупку автомобиля. '(Не беспокоят 'Актоном' груду. Мы скоро доберемся до этого.) Снова, Ваши специфические заголовки будут зависеть от типов бумаг, которые Вы имеете. Но руководитель - то же самое. Каждая из этих подразделенных груд в конечном счете получит свою собственную папку файла.

3. Файл - Теперь, когда вид полон, пришло время настраивать систему регистрации. Давайте держать это простым. Счета, утверждения, и подобные отчеты будут поданы хронологически, с новым счетом впереди. Например, возьмите свои утверждения Визы и устройте их датой утверждения, от самого старого до актуальнейшего. Получите пустую папку, маркируйте это Визой, и вставьте утверждения. Сделайте то же самое для каждой полезности, счета в банке, и другой груды от шага 2. Главные покупки каждый получат отдельный файл. Так, если Вы покупаете новую стиральную машину, создаете файл стиральной машины. Поместите свою квитанцию, гарантию, руководство, и другая информация имела отношение с той стиральной машиной внутри. Если прибор требует ремонта, поместите те квитанции в папку также. Неустаревшие пункты, такие как инструкции и статьи также войдут в соответственно маркированные файлы.

4. Файлы Действия - Помнят бумаги от шага 1, которые требуют Вашего действия? Давайте сортировать их в две груды, и давайте назначать каждую груду на ее собственный файл. Первая группа будет включать пункты, такие как счета, которые должны быть обработаны на этой неделе. Некоторым людям нравится называть это 'файлом затруднения'. Я предлагаю писать, что каждая задача на к - действительно перечисляет, поскольку Вы помещаете документы в файл. Поместите все пункты, которые должны быть обработаны в течение месяца, но не обязательно на этой неделе во второй груде. Поместите эти пункты в файл маркированное '30-дневное Действие'. Идея состоит в том, чтобы регулярно рассматривать Ваш 30-дневный файл, и пункты передачи в файл затруднения, поскольку Вы достигаете однонедельной даты крайнего срока.

Марк Рифкин - Профессиональный Организатор, и владелец организаторов профессионала ОАЗИСА, который обеспечивает домой и решения для организации офиса клиентов в Большем Сиэтле. Поскольку больше информации пожалуйста свяжитесь с автором в info@oasisorganizers.tk, или проверьте его вебсайт, oasisorganizers.tk.

©2005 организаторов профессионала ОАЗИСА

Может быть переиздан с полным кредитом автора, био, и все связи, неповрежденные только